Nová pravidla písemné a elektronické komunikace

S "otvíráním" se světu a postupující globalizaci stále více a více nabývají na významu všechny způsoby komunikace, zvláště ten nejmladší - elektronický. Je to pochopitelné, neboť komunikace je základním pojítkem mezidvěma subjekty. Slouží především k výměně informací, tedy k výměně nejcennějšího druhu zboží. S tím souvisí i míra ochrany, která je komunikacím věnována. 

Žádnou komunikaci nelze úspěšně provozovat bez dodržování určitých pravidel, která jsou buď stanovena v závazné formě, nebo doporučena, či se alespoň jedná o obecně dodržovanou "úmluvu". Zvláště v posledním případě ustanovení pravidel záleží i na "společenství osob", v kterém je komunikace prováděna. Rozdílná pravidla platí pro společenskou, profesní či zájmovou oblast. Profesionální přístup každé osoby k příslušnému druhu komunikace je určen tím, do jaké míry dodržuje stanovená nebo běžně užívaná pravidla, a to pro konkrétní způsob komunikace a pro konkrétní komunitu spolu komunikujících osob.

Komunikovat lze především verbálně, neverbálně, písemně, elektronicky. Pravidlům posledních dvou způsobů komunikace se věnuje tato učebnice, která je alternativní učebnicí ke "klasickým" školním učebnicím. Písemnou a elektronickou komunikaci pojímá šířeji a do větší hloubky. Zohledňuje například odlišné požadavky na formální úpravu dokumentů veřejnoprávních a soukromoprávních subjektů, věnuje se komplexně nakládání s dokumenty od jejich vzniku až po skart nebo předání do archivu, uvádí pravidla pro úpravu webových stránek. Je vhodná pro žáky nejen obchodních a podnikatelských škol nebo škol zaměřených na informační a komunikační technologie, jejich učitele, ale i pro veřejnost. Všem pomůže zvýšit jejich úroveň počítačové gramotnosti.

V posledních letech došlo k významným změnám v oblasti pravidel písemné komunikace. Především tuto oblast začaly upravovat obecně závazné právní předpisy. Proto se tato publikace věnuje nejen nové ČSN 01 6910:2007, ale i mnoha dalším, většinou též nedávno vydaným předpisům, především zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, který se dotýká jak písemné, tak elektronické komunikace, a s ním úzce související vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.

V oblasti elektronické komunikace, kterou je chápáno nejen posílání textových zpráv (e-mail), ale i tvorba WWW stránek (uplatnění typografických pravidel), chatování, elektronická podatelny atd., uvádí nejen psaná pravidla, ale snaží se zohlednit i ta nepsaná, neboť se jedná o mladý liberální dynamicky se rozvíjející způsob komunikace, jenž dosud nemá ustálená pravidla. Publikace neopomíjí ani pravidla pro telefonní styk, neboť i ten dnes spadá do elektronické komunikace.   

Učebnice se snaží uvést co možná nejkomplexnější pohled na pravidla a zvyklosti písemné a elektronické komunikace v současné době, vymezit jasné hranice pro jednotlivé druhy pravidel komunikací a jednotlivá pravidla preferovat v závislosti na jejich míře závaznosti. Neopomíjí ani náležitosti úzce související s pořizováním písemné a elektronické komunikace - státní zkoušky, hmatovou metodu ovládání klávesnice, bezpečnost práce při práci s počítačem. Uvedené informace jsou zpracovány na základě stavu ke dni 1. listopadu 2008.       

ÚVOD

I.  (NE)ZÁVAZNOST PRAVIDEL PÍSEMNÉ A ELEKTRONICKÉ KOMUNIKACE

1. Pravidla závazná, doporučená a zvyková
2. Vztahy mezi kategoriemi pravidel

II.  PÍSEMNÁ KOMUNIKACE

• 1.  PRAVIDLA ÚPRAVY PÍSEMNÝCH DOKUMENTŮ
• a) Formáty papírů a obálek
• b) Požadavky na vyhotovování dokumentů u určených původců
• 2.  ZÁKLADNÍ PRAVIDLA PRO PSANÍ TEXTŮ
• a) Druhy a velikost písma, klávesové zkratky a řádkování
• b) Psaní interpunkčních znamének a mezery
• c) Spojovník a dělení slov
• d) Pomlčka
• e) Používání závorek a lomítka
• f) Značka a peněžní částky
• g) Palce, stejnítka a uvozovky
• h) Vyjádření měřítka nebo poměru
• i) Tři tečky
• j) Apostrof a dvojitý kříž
• k) Zápis rozměrů a tolerancí
• 3.  ČLENĚNÍ A OZNAČOVÁNÍ ČÁSTÍ TEXTŮ, TABULEK A OBRÁZKŮ
• 4.  ZVÝRAZŇOVÁNÍ ČÁSTÍ TEXTU
• 5.  VÝČTY
• 6.  UVÁDĚNÍ POZNÁMEK POD ČAROU
• 7.  PSANÍ ČÍSEL, MATEMATICKÝCH ZNAČEK A ZLOMKŮ
• 8.  ŘÍMSKÉ ČÍSLICE
• 9.  PSANÍ ZKRATEK
• 10.  PSANÍ TITULŮ
• 11.  DATUM A ČAS
• 12.  OBCHODNÍ A ÚŘEDNÍ DOPIS 
• a) Psaní adres na obálku 
• b) Psaní adres v dopise
• c) Odvolací údaje
• d) Věc, resp. heslovité vyjádření obsahu dopisu
• e) Vlastní sdělení dopisu
• f) Závěr dopisu
• g) Podpisování korespondence a otisk razítka
• h) Přílohy
• i) Kopie dopisů zaslané na vědomí (Rozdělovník)
• 13.  CIZOJAZYČNÉ DOPISY
• a) Anglicky psané dopisy
• b) Francouzsky psané dopisy
• c) Německy psané dopisy
• 14.  OSOBNÍ DOPISY VEDOUCÍCH ZAMĚSTNANCŮ
• 15.  DOPISY FYZICKÝCH OSOB PRÁVNICKÝM OSOBÁM A SOUKROMÉ DOPISY
• 16.  VZORY DOPISŮ
• 17.  HROMADNÁ KORESPONDENCE
• 18.  ZÁSADY PRO TVORBU TABULEK
• 19.  DOKUMENTY PODLÉHAJÍCÍ ZVLÁŠTNÍMU REŽIMU
• a) Utajované dokumenty
• b) Zvláštní skutečnosti
• c) Obchodní tajemství
• d) Osobní údaje
• 20.  KOREKTURNÍ ZNAMÉNKA
• 21.  STÁTNÍ ZKOUŠKY A HMATOVÁ METODA OVLÁDÁNÍ KLÁVESNICE
• a) Státní zkouška ze zpracování textu na počítači
• b) Státní zkouška z kancelářského psaní na klávesnici
• c) Hmatová metoda ovládání klávesnice deseti prsty

III.  ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE

• 1.  E-MAIL NEBOLI ELEKTRONICKÁ POŠTA
• 2.  ELEKTRONICKÝ PODPIS
• 3.  NAKLÁDÁNÍ S PÍSEMNÝMI DOKUMENTY A DATOVÝMI ZPRÁVAMI A SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ
• a) Zákonné povinosti
• b) Příjem dokumentů
• c) Vyřizování dokumentů
• d) Odesílání dokumentů
• e) Ukládání spisů
• f) Skartace a zničení dokumentů
• g) Elektronická podatelna
• 4.  DALŠÍ DRUHY KOMUNIKACE PO SÍTI
• a) Intranet
• b) E-learning
• c) Formální úprava webových stránek
• d) Základní typografická pravidla použitelná při tvorbě webových stránek
• e) Prezentace
• f) Odpovědnost za informace zveřejněné na webových stránkách 
• g) Diskusní fóra, poradny a chat
• h) Akronymy a emotikony
• 5.  OCHRANA ZDRAVÍ PŘI PRÁCI S PC
• a) Co je to BOZP (bezpečnost a ochrana zdraví při práci)
• b) Požadavky právních předpisů
• 6.  ZÁSADY PRO TELEFONNÍ STYK
• 7.  ZÁSADY PRO TVORBU FAXOVÉ ZPRÁVY

IV.  ZVLÁŠTNÍ DRUHY DOKUMENTŮ

• 1.  DOKUMENTY PŘI NÁKUPU A PRODEJI
• a) Poptávka
• b) Nabídka
• c) Objednávka a její případné odvolání
• d) Potvrzení objednávky
• e) Odmítnutí objednávky
• f) Urgence (pobídka)
• g) Odpověď na urgenci
• h) Reklamace (výtka) a odpověď na ni
• 2.  POŠTOVNÍ POUKÁZKA, POTVRZENKA, PLNÁ MOC A DLUŽNÍ ÚPIS
• a) Poštovní poukázka
• b) Potvrzenka
• c) Plná moc
• d) Dlužní úpis (dluhopis)
• 3.  DOKUMENTY PŘI ORGANIZACI A ŘÍZENÍ FIRMY NEBO INSTITUCE
• a) Řízená dokumentace
• b) Dokumentace týkající se porad, školení a obdobných akcí
• c) Využití moderních technologií
• 4.  ŽIVOTOPIS
• 5.  DROBNÁ PUBLIKAČNÍ ČINNOST
• 6.  BIBLIOGRAFICKÉ CITACE

• ZÁVĚR
• SPRÁVNÉ ODPOVĚDI
• ODKAZY
• REJSTŘÍK